Divers personeel voor de CAW's

CAW Antwerpen telt ruim 650 werknemers en ongeveer 450 vrijwilligers verdeeld over zeventig teams. Zij bieden hulp en komen op voor het welzijn van verschillende doelgroepen (daklozen, jongeren, migranten, slachtoffers van huiselijk geweld enz.). Ingrid ter Maat is teamverantwoordelijke bij de deelwerking IVCA en houdt zich daar bezig met maatschappelijk kwetsbare vrouwen van verschillende origines, culturen, leeftijden en geloofsovertuigingen. IVCA biedt hun een ruimte voor ontmoeting en verzelfstandiging via groepswerk, individuele coaching en begeleiding. Doel is de vrouwen te versterken en hen te helpen een plaats in de maatschappij te vinden.

CAW Oost-Brabant heeft een gelijkaardige structuur en missie. Jo De Keyzer legt uit dat het welzijn versterken de eerste doelstelling is van de CAW’s en dat daarbinnen specifiek aandacht wordt besteed aan de maatschappelijk meest kwetsbare inwoners. Het CAW biedt een antwoord op alle welzijnsvragen. Daarvoor werken ze ambulant en residentieel aan diverse thema’s. Dat doen ze met zo’n 180 werknemers en meer dan 200 vrijwilligers.

“Diversiteit begint bij de selectie van de kandidaten”

CAW Antwerpen startte een jaar geleden een experiment over diversiteit. Een initiatief van drie deelwerkingen met bijzonder diverse teams, waaronder IVCA. Ingrid ter Maat legt uit dat dit project een dubbele doelstelling had: enerzijds bekijken in hoeverre CAW Antwerpen toegankelijk is voor diverse doelgroepen. Anderzijds om te onderzoeken hoe aanwerving beter kan verlopen om tot een diverser personeelsbestand te komen dat een betere afspiegeling is van de Antwerpse bevolking. “Wij geloven dat diversere teams de toegankelijkheid van de organisatie vergroten. In een klassieke aanwerving bevatten werkaanbiedingen jargon dat specifiek is voor de aangeboden job en wordt vooral gebruikgemaakt van digitale kanalen om een vacature te verspreiden. De kandidaten die in aanmerking komen, worden daarna uitgenodigd voor een formeel gesprek. Mensen die Nederlands als moedertaal spreken hebben dan een enorm voordeel ten opzichte van anderstalige kandidaten. Zij kunnen zich vaak minder goed uitdrukken en zijn meer onzeker tijdens een interview waardoor ze onvoldoende uit de verf komen.”

De drie betrokken deelwerkingen hebben de aanwervingsprocedure dus herbekeken. Eerst werden de vacatures geanalyseerd om het professionele taalgebruik eruit te halen. De nadruk ligt niet langer op het diploma, maar veel meer op competenties en ervaring.

Daarna werden de vacatures op de website van het CAW geplaatst én bezorgd aan organisaties die vaak samenwerken met de doelgroepen. Er werden ook mensen persoonlijk aangesproken en geattendeerd op de vacature. Daarvoor is het belangrijk om over een bepaald netwerk te beschikken. Dat laat toe om kansrijke maar “minder klassieke” kandidaten te bereiken die anders geen weet zouden hebben van de aanwerving. Dankzij een persoonlijke benadering zijn zij eerder geneigd toch te reageren.

Het sollicitatiegesprek opnieuw uitgevonden

In de volgende fase werd het sollicitatiegesprek vervangen door een minder formele aanpak: “We willen dat elke kandidaat zoveel mogelijk zichzelf kan zijn. Alleen op die manier kunnen zij echt laten zien wat ze waard zijn. Mensen die al eerdere negatieve ervaringen hebben met discriminatie bij het zoeken naar werk, of die onzeker zijn over taal of achtergrond maken evenveel kans als andere kandidaten. Dat moeten ze ook zo ervaren. Het idee is om de ongelijke machtsverhoudingen die inherent zijn aan mechanismen van uitsluiting en discriminatie zoveel mogelijk te laten verdwijnen.”

De selecties verliepen daarom in groepen van meestal zes kandidaten met uiteenlopende profielen. Eerst namen de kandidaten deel aan “kleine spelletjes” om het ijs te breken en de kandidaten op hun gemak te stellen. In tegenstelling tot wat men vaak denkt, betekent deze groepsaanpak volgens Ingrid ter Maat niet dat de kandidaten elkaar als te kloppen concurrenten zien: “De kans om andere kandidaten te ontmoeten en hun kwaliteiten te observeren, betekent dat degenen die niet worden gekozen beter begrijpen waarom de keuze op iemand anders is gevallen. Dit werd door veel kandidaten als positief ervaren: in plaats van zichzelf in vraag te stellen en te twijfelen aan de eigen prestatie, leerde men van de ander en werd de selectieprocedure eerder een versterkende ervaring.”

Voorstelling, rondleiding en rollenspel

Na een koffiepauze kregen de kandidaten de kans om zich aan de groep voor te stellen, hun motieven uiteen te zetten en een aanbevelingsbrief voor te leggen. Dat kan een professionele brief zijn, maar dat is geen verplichting. De brief kan ook geschreven zijn door iemand uit de entourage van de kandidaat.

Daarna namen de kandidaten deel aan een rondleiding in de werking zodat ze zich een beeld konden vormen van de dagelijkse praktijk: “Zo kan de kandidaat zich vertrouwd maken met reële situaties. Wij legden de kandidaten concrete casussen en praktijksituaties voor en vroegen hoe ze hiermee om zouden gaan. Daarbij lieten we de kandidaten spontaan reageren, en niet één voor één. Op die manier ontstond er steeds een groepsgesprek waaruit we konden afleiden wie eerder afwachtend was, wie initiatief nam en in hoeverre kandidaten naar elkaar luisterden en op elkaar reageerden.”

Als laatste stap werd een rollenspel gespeeld. De kandidaten werden in fictieve situaties geplaatst en moesten spelen hoe ze zouden reageren in de praktijk. Hierbij keken we onder andere naar de non-verbale communicatie. Het geeft kandidaten de kans te laten zien wat ze kunnen, ook als de beheersing van het Nederlands niet perfect is.

Met een goed gevoel naar huis

“De kandidaten reageren positief op deze selectieprocedure en de basisdoelstellingen werden verwezenlijkt. Kandidaten gaan met een goed gevoel naar huis, voelen zich gehoord en hebben daarnaast een goed beeld gekregen van de organisatie. Ze geven ook aan zich op hun gemak te voelen door de informele sfeer en de ijsbrekers. Maar het is een intensief proces, vooral doordat er zes kandidaten tegelijkertijd worden bevraagd en geobserveerd. Er zijn meerdere mensen nodig om dit in goede banen te leiden. Bovendien blijkt een korte individuele vragenronde na zo’n eerste analyse van de groepsfase nodig te zijn. Dat geeft de nodige verdieping en zo kan je heel gerichte vragen stellen aan de persoon in kwestie.”

“Goed begonnen is half gewonnen! Een warm welkom en een meter of peter voor nieuwe medewerkers”

CAW Oost-Brabant heeft een onthaalbeleid uitgewerkt voor nieuwe medewerkers. “Een goed onthaal van alle nieuwe medewerkers, ongeacht hun afkomst, geslacht, leeftijd enz. draagt ertoe bij dat iemand langer en met plezier in onze organisatie zal werken”, aldus Jo De Keyzer.

Concreet betekent dit dat nieuwe medewerkers bij de ondertekening van hun contract een onthaalbrochure krijgen waarin wordt uitgelegd wat het CAW doet, waarom het CAW bestaat en wie wie is binnen de organisatie. Het personeelsbeleid van het CAW wordt er ook in uitgelegd aan de hand van getuigenissen van werknemers en vrijwilligers.

“De nieuwe medewerker krijgt ook een overzichtelijke checklist van de informatie die hij moet verwerven tijdens de eerste dagen, weken of maanden en wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor elk deel van zijn leerproces. Dit onthaalproces is een gedeelde verantwoordelijkheid: ook de teamverantwoordelijke houdt een kopie van deze checklist bij. Het is de bedoeling dat de werknemer de zaken zélf in handen neemt, bijvoorbeeld door in gesprek met zijn leidinggevende aan te geven dat hij bepaalde informatie nog niet ontvangen heeft of terugvindt.” Ten slotte krijgen nieuwe medewerkers de nodige informatie zodat ze zich vertrouwd kunnen maken met een reeks operationele processen, zoals het gebruik van de lokalen, alarmen enz.

Bij de start van elke medewerker stuurt de directeur een welkomstmail naar alle collega’s. Dat is een fijne eerste mail voor de nieuwe CAW’er, maar ook voor de collega’s is het fijn te weten wie het nieuwe gezicht is om de nieuwe collega zo welkom te kunnen heten.

Peter en meter

Naast dit alles krijgt elke nieuwe medewerker een peter of meter toegewezen. Dat is een collega die hem mee wegwijs maakt en een eerste aanspreekpunt is tijdens de inwerkperiode. In het onthaalteam van CAW Oost-Brabant is er zelfs een duopeter- of -meterschap. “Peters of meters stellen zich vrijwillig en spontaan kandidaat. We proberen te kiezen voor één meter met meer en één met minder anciënniteit. Op die manier kunnen we ervaring en herkenning van de situatie van de nieuwe medewerker samenvoegen. Dat zorgt voor een boeiende dynamiek.”

De taak van de peter of meter is vooral een praktische en collegiale begeleiding van de nieuwe medewerker. “Maar de ervaring leert dat door de vertrouwensrelatie die ontstaat, de begeleiding al snel een samenwerking wordt over fundamentele zaken, wat uiterst positief is voor de samenwerking van het team op lange termijn.” De gevormde duo’s en trio’s werken nauw samen tijdens de eerste maanden, bijvoorbeeld door samen gesprekken met de cliënten van het CAW te voeren. Dat gaat uiteraard verder dan de normale ondersteuning van een nieuwe medewerker: de kennis en de ervaring van de ‘anciens’ wordt zo op een structurele manier doorgegeven.

Elke nieuwe medewerker van CAW Oost-Brabant wordt ook uitgenodigd op 2 onthaaldagen. Tijdens die dagen wordt in levenden lijve kennisgemaakt met directie, teamverantwoordelijken, stafmedewerkers en de verschillende teams van het CAW. Werkplekken worden bezocht en collega’s lichten hun werking toe en beantwoorden vragen.

En wat vinden de werknemers hiervan? “We bevragen alle nieuwe medewerkers na hun onthaaltraject. Hun feedback is uitermate positief. Ook van de peters en meters ontvangen we fijne signalen. Zo vertelde een collega me hoe leerrijk ze het vond om een nieuwe collega te begeleiden.”

Dit artikel verscheen op de website van het VBO (verbond sociale ondernemingen)